Kundeninterview: »Nichts leichter als das!«

als Anbieter einer Softwarelösung kann man ja viel erzählen, ….

Viel glaubwürdiger ist es natürlich, wenn auch die Kunden zu Wort kommen:

»Gäbe es Topicshuttle nicht mehr, täte es mir richtig weh!«

Interview mit Ralph Lingmann, Chef von »Outside Professional«, München

Topicshuttle:
Herr Lingmann, zu welchem Zweck setzen Sie Topicshuttle hauptsächlich ein?

Ralph Lingmann:
Wir sind ein mittelständischer Outsourcing Dienstleister und beschäftigen rund 30 Mitarbeiter. Topicshuttle wird in unserer Firma seit vier Jahren eingesetzt – und das intensiv und erfolgreich. Ich, ein zweiter Geschäftsleiter sowie sieben Team- und Projektmanager nutzen Topicshuttle fast jeden Tag für Protokolle und Agenden.

Topicshuttle:
Worin sehen Sie die besonderen Vorteile dieses Tools?

Ralph Lingmann:
Da gibt es jede Menge. Beispielsweise erleichtert Topicshuttle das Erfassen von Protokollen und Agenden deutlich. Zugleich erhöht es deren inhaltliches Niveau. Man muss sich z. B. als Protokollführer nicht mehr umständlich über das Wie Gedanken machen. Die Inhalte werden einfach eingegeben – fertig. Topicshuttle sorgt dann selbsttätig für eine saubere, gesicherte und einheitliche Strukturierung und die automatische E-Mail-Zustellung von Protokoll oder Agenda an die anderen Teilnehmer.

Geradezu genial finde ich, dass Tagesordnungspunkte, die seit dem letzten Meeting noch nicht erledigt worden sind, automatisch in die Agenda des nächsten Meetings übertragen werden. So geht garantiert nichts Wichtiges mehr im manchmal hektischen Tagesgeschäft unter. Diese deutlich erkennbare Sorgfalt und Strukturiertheit trägt natürlich auch zu unserem Ansehen als zuverlässiger Geschäftspartner bei.

Und: Diese »automatische Verbindlichkeit« spart Zeit und Manpower. Meine Leute können sich so auf das Wesentliche konzentrieren. Auf ihre Kernkompetenzen eben. Früher gingen bei Meetings wertvolle Minuten verloren, weil wir uns erst mal einig werden mussten, was wir beim letzten Meeting so alles besprochen hatten. Diese Schwammigkeit ist jetzt Vergangenheit. Dank Topicshuttle kommen wir von der ersten Minute an sofort auf den Punkt. Nichts wird vergessen, keine Zeit vergeudet.

Noch ein wichtiger Pluspunkt: Topicshuttle erhöht das Mitverantwortungs-Gefühl meiner Mitarbeiter. Dieses Tool hält sie an, bei Terminzusagen o. Ä. ein hohes Maß an Ernsthaftigkeit an den Tag zu legen. Somit wirkt Topicshuttle auch als Mittel der internen Qualitätssicherung. Denn dank dieses Tools kann bei uns prinzipiell nichts mehr »im Sande verlaufen« oder »anbrennen«.

Topicshuttle:
Bringt die schriftliche Verbindlichkeit von Topicshuttle Sie auch in unternehmerischer Hinsicht weiter?

Ralph Lingmann:
Auf jeden Fall! Früher wurden öfter mal wichtige Punkte im Projektablauf vergessen – nicht aus böser Absicht, versteht sich. Dass etwas in Vergessenheit gerät, ist ja nur menschlich. Aber manchmal hat das Konsequenzen, die man sich als Firmeninhaber nicht unbedingt wünscht. Mit dieser Gefahr macht Topicshuttle Schluss. Egal, ob interne Besprechung oder externe Absprache mit Lieferanten oder Kunden: Ich kann jeden Punkt schriftlich belegen. Sogar noch nach Monaten oder Jahren. Diese klare Verbindlichkeit erhöht meine unternehmerische Entscheidungs- und Rechtssicherheit. Nicht zuletzt spart das Kosten und erhöht unser Renommee, ein besonders zuverlässiger Partner zu sein.

Topicshuttle:
Stichwort Renommee: Was sagen Ihre Kunden, wenn Sie ihnen ein Topicshuttle-Protokoll oder eine Topicshuttle-Agenda zuschicken?

Ralph Lingmann:
Die Reaktionen sind durchweg positiv. Es ist ja problemlos möglich, die Topicshuttle-Protokolle auf optischer Ebene mandantenfähig zu machen, beispielsweise durch die Einbettung des Kunden-Logos. Meine Kunden erkennen dann buchstäblich auf den ersten Blick, dass wir eine höchst professionelle Arbeitsweise pflegen.

Dieses Image-Niveau würden wir kaum erreichen, wenn wir uns z. B. per Textverarbeitung irgendeine Protokollschablone selbst »zusammenschustern« würden. So etwas wirkt meist »amateurhaft«. Topicshuttle trägt auch auf dieser Ebene zu einem intensiveren Vertrauensverhältnis bei, das zudem schneller aufgebaut wird. All das zahlt sich für uns aus.

Topicshuttle:
Wie bewerten Sie die Bedienerfreundlichkeit von Topicshuttle?

Ralph Lingmann:
Im Hinblick auf Topicshuttle trifft es eine Redensart haargenau: »Nichts leichter als das!« Topicshuttle ist wirklich kinderleicht zu bedienen; dieses Tool zu beherrschen ist Minutensache. Danach gehen inhaltlich und visuell hochprofessionell wirkende Protokolle und Agenden jedem Mitarbeiter fast wie von selbst von der Hand.

Zugleich bewegt sich die Funktionsfülle bei Topicshuttle auf genau dem richtigen, praxisgerechten Niveau: Das Tool zeigt sich in jedem Detail ausgereift und bietet uns alles, was man als zukunftsorientiertes Unternehmen benötigt. Zugleich übt Topicshuttle wohltuenden Verzicht in Sachen überflüssiger Funktions-Schnickschnack. Da ist nichts zu viel und nichts zu wenig.

Nicht zuletzt hat mich die hohe Verlässlichkeit überzeugt, die hinter Topicshuttle steht. Dieser Dienst ist einfach immer verfügbar. Gerade in einer Zeit, in der man als Kunde leider viel zu oft mit einem unpersönlichen Primitiv-Support vorlieb nehmen muss, begeistert mich nicht zuletzt die niveauvolle, kompetente und persönliche Unterstützung bei Topicshuttle ganz besonders.

 

Outside Professional Firmenprofil:

OUTSIDE professional unterstützt als Outsourcing-Dienstleister seit 1993 internationale Unternehmen bei Produktvermarktung und Logistik. Wir haben immer das richtige Team sowohl für zeitlich befristete Projektunterstützung als auch für dauerhafte Einsätze bei komplexen Prozessen. OUTSIDE professional entlastet Sie konkret bei Auftragsspitzen und in Bereichen, die nicht zum Kerngeschäft Ihres Unternehmens zählen. Näheres unter www.outside-professional.de

outside_professional

Veröffentlicht in Topicshuttle Verwendung

Schokolade, Protokolle und 40%

bevor Sie sich weiter über den Titel wundern und sich fragen, was das alles soll, habe ich hier ein kleines Rätsel für Sie:

Wer bin ich?

Ich bin dein ständiger Gefährte,
dein größter Helfer oder deine schwerste Last.
Ich werde dich vorantreiben oder blockieren.
Ich stehe dir gerne zur Seite.
Die Hälfte der Dinge, die du tust,
könntest du getrost mir überlassen,
ich könnte sie schnell und gut für dich erledigen.

Der Umgang mit mir ist einfach – du musst nur konsequent sein.
Zeig mir genau,
wie du etwas haben möchtest,
dann werde ich es schon bald für dich erledigen.
Ich bin der willige Diener aller erfolgreichen Menschen und leider
auch aller Versager.
Jene, die groß sind,
verdanken das mir.
Jene, die Versager sind,
habe ich dazu gemacht.

Ich bin keine Maschine,
obwohl ich so präzise wie eine Maschine arbeite,
aber auch mit der Intelligenz eines Menschen.
Du kannst mit mir Gewinne oder auch Verluste machen –
für mich ist das kein Unterschied.

Nimm mich, trainiere mich, sei mir gegenüber konsequent,
und ich werde dir die Welt zu Füßen legen.
Bist du mir gegenüber jedoch nicht konsequent,
werde ich dich zerstören.

Wer bin ich?

Sean Covey:
Die 7 Wege zur Effektivität für Jugendliche

Ich habe dieses Buch vor einigen Jahren einmal verschenkt und vorher darin gelesen. Dieser Beginn hat mich damals neugierig und die Antwort nachdenklich gemacht. Die Antwort lautet übrigens:

Ich bin die Gewohnheit.

Die Gewohnheiten haben uns voll im Griff: ich esse zum Beispiel gerne abends beim Entspannen vor dem Fernseher Nuss-Schokolade. Nur ein Stück oder war es nur eine Tafel? Und der Fernseher, noch so eine Gewohnheit…

Aber es gibt Hoffnung, wir können uns ändern, auch unsere Gewohnheiten. Zu der Zeit, als ich das erwähnte Buch verschenkt hatte, begann ich auch, Topicshuttle zu erschaffen. Aus der Gewohnheit, mich über das Schreiben von Protokollen zu ärgern, wurde die Gewohnheit, an der Lösung zu arbeiten. Das war ein tolles Gefühl!

Gewohnheiten gibt es auch in Unternehmen. Sie kennen bestimmt die beiden typischen Bemerkungen dazu: „Das war schon immer so!“ oder auch „Das funktioniert nicht, das war noch nie so!“ – die typischen Killerphrasen, die das Denken ausschalten sollen. In einem anderen Text aus der Covey-Literatur wird gefragt, welches die tragischste Feststellung sei, mit der man irgendwann einmal konfrontiert werden könnte. Es ist die Bemerkung: „Es hätte sein können“.

Was hat das jetzt mit Topicshuttle zu tun und was bedeuten die 40% aus der Überschrift? Ich unterhalte mich gerne mit meinen Kunden, um Feedback, neue Ideen und Wünsche zu erfahren. Neulich sagte mir eine Kundin, dass sie Topicshuttle ja nun seit einigen Jahren verwende und auch sehr zufrieden sei. Sie habe alle ihre Themen im Griff und könne sich immer schnell orientieren.

Als ich sie fragte, wie viel Zeit sie denn jetzt einsparen würde, antwortete sie, dass es bis zu 40% ihrer Zeit sei, die sie früher für die Besprechungen und deren Vorbereitung aufgewendet habe! Aber man müsse sich eben in Topicshuttle einarbeiten. Ich habe sofort nachgefragt, ob Topicshuttle zu kompliziert sei und was ich verbessern könnte. Sie antwortete, dass ich sie nicht richtig verstanden habe!

Topicshuttle sei einfach zu verwenden und auch gut zu verstehen, aber es sei eben die Gewohnheit, die man ändern müsse. Man müsse sich auf ein neues Werkzeug einlassen und es dann konsequent verwenden und man darf eben nicht wieder in den alten Trott zurück fallen.

Es hat sich bestätigt, dass Topicshuttle tatsächlich Geld spart! Ich kenne Unternehmen, die ihre Mitarbeiterkosten mit 50 bis 100 € pro Stunde kalkulieren. Wenn also Ihre Besprechungsvorbereitung oder -nachbereitung nur 6 Minuten schneller geht, so haben Sie zwischen 5 und 10 € gespart – pro Teilnehmer. Wenn in Ihrem Unternehmen jetzt aber 100 Besprechungen im Monat stattfinden, die auch protokolliert werden sollten, dann sparen Sie aber richtig…

Die Situation, in der Sie im entscheidenden Moment die richtige Information durch die klare Struktur der Protokolle zur Hand haben, ist sowieso unbezahlbar. Es kommt jetzt also nur noch auf Ihre Gewohnheiten an…

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10 hilfreiche Webseiten zum Protokoll-Schreiben

a fool with a tool is still a fool

Wir haben während der Entwicklung von Topicshuttle viele interessante Seiten gesichtet, die sich  u.a. dem Thema „Protokollschreiben“ widmen. In den folgenden Beiträgen wiederholen sich ganz konkrete Anforderungen an ein Protokoll, die wir in Topicshuttle für Sie standardmäßig eingebaut haben, so dass Sie rein formal beim Protokollschreiben nichts mehr vergessen können, z.B die erforderlichen Informationen im Protokollkopf wie Teilnehmer, Ort, Zeit, etc..

Letztendlich geht es beim Protokoll-Schreiben immer darum, Ergebnisse und Entscheidungen nachvollziehbar und geordnet festzuhalten. Manchmal greift man nur auf das alte Protokoll oder eben die Entscheidungsliste zurück, wenn sich die Sitzungsteilnehmer nicht (mehr) einig sind oder sich nicht mehr erinnern können. Dann hat man mit dem alten Protokoll die „Beweislage“ geschaffen und kann sie sozusagen aus dem Hut zaubern. Natürlich helfen alte Protokolle, oder solche übersichtlichen Listen zu Entscheidungen in bestimmten Themen, wie Topicshuttle sie zur Verfügung stellt, auch neuen Mitarbeitern bei der Einarbeitung.

Und natürlich muss fast jeder nicht nur im Berufsalltag ständig neue und alte (!) Aufgaben „tracken“ und zwar solange, bis sie erledigt sind und endgültig abgehakt werden können. Topicshuttle hilft hier mit Offene-Punkte-Listen, auch ein Excel-Export ist möglich. Wer über Topicshuttle ein Protokoll mit den aktuellen Aufgaben verschickt, hat den Vorteil, dass Aufgabenempfänger über den Link in der Mail sofort Anhänge hoch laden und Aufgaben mit Kommentaren versehen oder fertig melden können. Der Protokollführer sieht das alles schon im nächsten Protokoll und kann es für die Vorbereitung der nächsten Sitzung verwenden.

Mit den folgenden 10 weiterführende Webseiten wollen wir hierzu einen Überblick geben.

Sollten Sie in unserer Liste einen wichtigen Link vermissen, schreiben Sie uns!

1. Wortwuchs

Linktipp 1

Wortwuchs

Auf der Seite Wortwuchs.de werden generell die Stilrichtungen „Kreative und Wissenschaftliche Textproduktion“ unterschieden und speziell zum Protokoll die verschiedenen Protokoll-Typen aufgezeigt. Demnach gehören zu einem Ergebnisprotokoll  neben Entscheidungen, Ergebnissen und Aufgaben insbesondere auch Anlagen wie Dokumente, Handouts oder Zeichnungen, die bei Topicshuttle z.B. mit dem Protokoll gleich mit verteilt werden können. Zielgruppe dieser Seite sind vornehmlich Schüler, Studenten, Lehrer und Literaturbegeisterte.

http://wortwuchs.net/protokoll-schreiben

2. Universität Bielefeld

Linktipp 2

Uni-Leitfaden

Die Universität Bielefeld stellt ein pdf-Dokument mit einem Leitfaden zum Schreiben eines Protokolls zur Verfügung. Neben zahlreichen Quellen zum Thema enthält der Text auch eine praktische Checkliste. Die hier erwähnten Ergebnistypen in einem Ergebnisprotokoll  sind neben den Ergebnissen und Entscheidungen auch Zuweisungen von Aufgaben und die Festlegung des weiteren Vorgehens in einem Thema. Topicshuttle verwendet hier noch den zusätzlichen Eintragstyp „Diskussion“.

http://www2.uni-frankfurt.de/45023561/Leitfaden—Protokoll.pdf

 

3. Zeitblüten

Zeitblüten.com

Zeitblüten ist eine sehr schöne Seite von Trainer Burkhard Heidenberger mit vielen Tipps und Downloads zum Thema Büroorganisation. Hintergrund ist das Ziel, Entlastung im Alltag zu bringen, um so mehr Lebensqualität zu gewinnen.

Um eine Besprechung nicht zum „Zeitdieb“ mutieren zu lassen, wird hier auch darauf hingewiesen, immer gleich die „richtigen“ Personen einzuladen und diese nur zu den für sie relevanten Tagesordnungspunkten (wie bei Topicshuttle die Gäste, die nur zu einzelnen Strukturpunkten und zu bestimmten Zeiten eingeladen werden können).

Zu einer guten Vorbereitung gehört in diesem Zusammenhang auch, die Zeitanteile für einzelne Tagesordnungspunkte vernünftig vorweg zu planen und sich während der Besprechung dann daran zu halten! Lässt man während der Sitzung Überziehungen zu, führt das entweder zu einer Überziehung der gesamten Sitzung oder zum Wegfall der letzten Punkte auf der Tagesordnung. Beides führt nicht immer zum Erfolg einer Sitzung und zur Zufriedenheit bei den Teilnehmern…

http://www.zeitblueten.com/news/wie-schreibe-ich-ein-protokoll

 

4. „Protokollführen macht Spaß!“

Dr. Johann Birner

Dr. Johann Birner

Unter dem Motto „Protokollführen macht Spaß!“ veröffentlicht der Autor Dr. Johann Birner in 2009 seine Anleitung „So schreiben Sie Protokolle richtig“, auch incl. einer Checkliste. Die Seite erscheint in einem ungewöhnlichen Format, aber die Inhalte sind lesenswert!

So kommt der Spaß beim Protokoll-Schreiben auch durch den Einfluss als Schriftführer, egal ob Arbeitskreis, Projektgruppe, Vereinssitzung, Eigentümerversammlung oder Konferenz, da dieser das Protokoll durch seine Fähigkeit, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden oder Dinge auf den Punkt zu bringen stark beeinflussen kann.

https://www2.hs-augsburg.de/informatik/vorlesungen/se1t/qs/handbuch/dokumente/sonstige/birner.html

5. Sekretaria

Sekretaria.de

Sekretaria.de

Für Assistenten und Sekretärinnen gibt es auf der Seite Sekretaria.de einen Beitrag „Das A und O der Protokollführung“ als Tipp aus dem Buch „Meetings perfekt vorbereiten und durchführen“ (Bischof, Anita / Bischof, Klaus) und eine Checkliste, mit der Sie vermeiden, dass in einem Meeting wieder mal „mehr über das vorangegangene Treffen als über die aktuelle Tagesordnung diskutiert wird“. Abhilfe kann man dadurch schaffen, dass die Teilnehmer das letzte Protokoll nicht nur kennen, sondern ihm auch zugestimmt haben bzw. ihre Änderungswünsche einbringen konnten. Topicshuttle bietet genau so einen Workflow an, bei dem Teilnehmer ihr Feedback an den Protokollführer vor einer endgültigen Verteilung des Protokolls geben können.

http://www.sekretaria.de/Rat_und_Tat/news/korresp/Das_A_und_O_der_Protokollfuehrung–A-9580.html

 

6. Akademie

Akademie.de

Akademie.de

Unter dem Begriff „Protokollhorror“ zeigt der Autor Robert Chromow nach dem Motto „kein Mensch liest Protokolle“auf, warum in vielen Unternehmen generell eine Abneigung gegen das Protokoll-Schreiben besteht. Dass Protokolle dennoch ihre Daseinsberechtigung haben und wichtig sind und nicht nur bei „Pannen bei der Suche nach Schuldigen“ eingesetzt werden, zeigt er anhand von Beispielen auf (z.B. Nachvollziehbarkeit von Ergebnissen für nichtanwesende Teilnehmer, bei Topicshuttle übrigens durch den automatischen Mailversand an alle Empfänger sichergestellt). Denn was zählt, sind immer die Ergebnisse eines Meetings. Unter Nutzung vielfältiger Visualisierungstechniken (Flipcharts, Tafeln, Moderationswände) kann im Unternehmen auch zunächst die Kommunikatonskultur verbessert und dadurch eine gemeinsame Verantwortung für eben diese Ergebnisse erzielt werden.

http://www.akademie.de/wissen/besprechungsprotokolle-schreiben

 

7. Business-Wissen

Business-Wissen

Business-Wissen

Die Protokollführung als Arbeitstechnik für Organisation und Management wird von der Funktion eines Protokolls bis hin zum fertigen Protokoll erläutert – allerdings ist hier nur ein Teil des Textes kostenfrei zu lesen. Hier werden sowohl der Moderator als auch die Teilnehmer einer Besprechung darauf hingewiesen, wie wichtig es ist, Ergebnisse angemessen niederzuschreiben. Ohne Protokoll ist die von allen „Teilnehmern investierte Zeit verlorene Zeit!“

http://www.business-wissen.de/handbuch/protokollfuehrung/

 

8. Schreibnudel

Schreibnudel.de

Schreibnudel.de

Unter „Strafarbeit“ fällt bei Birte Härter auch das Protokollschreiben. Bei ihr erfährt der Leser ein weiters Mal, warum wir dennoch Protokoll schreiben sollten. Da der Protokollführer die „Autorität in der Sache“ hat, kann er bei den Ergebnisprotokoll festgelegten Aufgaben nachhaken und deren Bearbeitung anfordern. Dabei kommt es darauf an, dass Aufgaben-Listen für alle einsehbar sind. Bei Topicshuttle wird deshalb zunächst dafür gesorgt, dass alle Aufgabenverantwortlichen ihre anstehenden Aufgaben auch jederzeit einsehen und ihre Status- oder Fertig-Meldungen dazu selbständig und systemunterstützt an den Protokollführer zurückgeben können.

http://www.schreibnudel.de/2011/08/protokolle-schreiben-in-unternehmen

 

9. Sekada Daily

Sekada-daily.de

Sekada-daily.de

Profi-Tipps für effizientes Arbeiten im Büro bietet Sekada Daily. Hier werden die Anforderungen an ein gutes Protokoll auf den Punkt gebracht. Da es für den Aufbau eines Protokolls keine einheitliche DIN-Norm gibt, wird auch hier checklistenähnlich aufgezeigt, wie der Protokollrahmen in der Praxis aufgebaut werden sollte. Topicshuttle hat einen eigenen Protokollrahmen: hier werden die typischen Protokollschlussdaten wie Ort und Datum, Name des Moderators und Protokollführers bei den Kopfdaten gleich miterfasst.

http://www.sekada-daily.de/aktuelles/tipp/diese-anforderungen-sollte-ein-ausfuehrliches-protokoll-erfuellen.html

 

10. Buereau

Buereau.de

Buereau.de

Einen aktuellen Beitrag aus Januar 2014 zur richtigen Organisation von Besprechungsprotokollen findet man auf der Seite Bureau.de.  Vor dem Hintergrund, dass „Manager bis zu 90% ihrer Zeit in Meetings verbringen“ und es heutzutage kaum mehr „klassische“ Sekretärinnen gibt, wird beschrieben, wie Ergebnisse nachvollziehbar werden. Protokollführen ist eben kein langweiliger Schreibjob, sondern erfordert einige Kompetenz beim Zuhören und Aufbereiten von Informationen. Anstelle von Excel für die Aufbereitung empfehlen wir natürlich an dieser Stelle – wie könnte es anders sein – Topicshuttle!

http://www.buereau.de/besprechungsprotokolle-richtig-organisieren/

Veröffentlicht in über Protokolle